نرم افزار دفترچه تلفن هوشمند و آرشیو اطلاعاتی

نرم افزار دفترچه تلفن هوشمند  نرم افزاری رازی، برنامه ای است که با نصب آن بر روی کامپیوتر، می توان کلیه اطلاعات مربوط به مشتریان و اشخاص را در رایانه ثبت، سازماندهی و مدیریت نمود. این نرم افزار امکان ثبت شماره تلفن ها و اطلاعات فردی اشخاص و مشتریان را با روشی راحت و آسان برای شرکت ها، سازمان ها، فروشگاه ها، مراکز تجاری و  اشخاص بر  روی کامپیوتر های شخصی فراهم میکند و با موتور جستجوی قدرتمند خود، با سرعت بسیاز زیاد به بازیابی اطلاعات ثبت شده میپردازد و همچنین امکان تهیه گزارشات متنوع از لیست اطلاعات مشتریان، باعث شده است فقط آن دسته از اطلاعاتی را بر روی کاغذ چاپ نمود که مورد نیاز مدیران است. علاوه بر موارد گفته شده قابلیت نگهداری اطلاعات شخصی، سابقه تماسها، مکاتبات، قرار ملاقاتها، یادداشتها و تعریف پاکت نامه را نیز دارد.

این صفحه اصلی دفترچه تلفن و آرشیو اطلاعاتی است که شامل قسمتهای زیر میباشد:

• کلیدهای عملیاتی مانند ایجاد، ویرایش، حذف، تعریف موضوعات، تعریف عناوین، گزارشات و ….
• جدول نمایش اطلاعات
• قسمت‌های عملیاتی برای فیلتر کردن و جستجوی هوشمند اطلاعات که میتواند بر اساس حروف اول نام اشخاص و شرکتها و موسسات فیلتر نماید و یا براساس کلمات وارد شده جستجو نماید. برای مثال فقط کافیست تکه‌ای از اسم فرد یا شرکت، آدرس، شماره‌های تماس و حتی حروفی در توضیحات وارد شود تا بسرعت موارد خواسته شده را در تمام قسمت‌ها جستجو کرده و نمایش دهد. ترکیب تعداد کلماتی که میتواند در قسمت جستجو وارد گردد، ۲۸ کلمه میباشد.
• قسمت عملیات روی انتخاب شده‌ها: در این قسمت قادر خواهیم بود تا مواردی را که از طریق جستجو و یا انتخاب مستقیم بدست آمده‌اند را در جدول موقتی بنام جدول مخزن بریزیم و بعدا از آنها در تهیه گزارشات و یا ایجاد فایل‌های اکسل، ورد، پی‌دی‌اف و … استفاده کنیم. برای مثال در صورتیکه بخواهیم از دفتر تلفن، تمام مواردی را که موضوعات آنها مربوط به “حمل و نقل” و “بیمه” و محل آنها در استان تهران باشند، گزارش تهیه گردد، پس از جستجو از طریق ابزارهای گفته شده، آنها را در جدول مخزن میریزیم و پس از آن به قسمت گزارشات رفته و پس از انتخاب گزارش مورد نظر، مشخص میکنیم که اطلاعات از جدول مخزن گرفته شود.(تصویر شماره ۶)
• قسمت گزارشات : در این قسمت، گزارشاتی با کاربری عمومی قرار داده شده است.(تصویر شماره ۷)

قسمت برنامه ریزی و مدیریت کارهای روزانه (PLANNER)

در قسمت برنامه ریزی و مدیریت کارهای روزانه (PLANNER)، با کمک رنگ‌ها و نسبت دادن هر رنگ به یک کار، وظیفه یا پروژه، (TASK). آنها را در روزهای مربوط در یک تقویم که ۶ ماه سال را نشان میدهد قرار میدهیم. در هر روز میتوانیم ۳ کار را قرار دهیم. مزیت این روش برنامه‌ریزی این است که با یک نگاه، کل برنامه‌های ۶ ماهه سال را بسرعت و یکجا میتوان دید بعبارت دیگر میتوان برنامه ریزی هفتگی، ماهانه و سالانه را یکجا در اختیار داشت.

قسمت تعریف و ویرایش مناسبت‌ها

قسمت مناسبتها،  حاوی بیش از  ۵۰۰ مناسبت مهم مربوط به تقویم‌های شمسی، قمری و میلادی میباشد و قابلیت افزودن مناسبت‌های جدید را نیز دارا میباشد. (تصاویر ۱۰ و ۱۱)

مشخصه های مهم این قسمت عبارتند از :

• مشخص نمودن تعطیل عمومی در روز مناسبت .
• مشخص نمودن نوع تاریخ، شمسی، قمری یا میلادی، که در هر نوع تقویم، نحوه محاسبه و عملکرد، متفاوت میباشد.
• مشخص کردن، تعمیم یک مناسبت به همه سالها . در اینصورت در تمام سالهای آینده میتوان در روز مورد نظر آن مناسبت را مشاهده کرد.
• مشخص کردن نوع مناسبت از نظر مراسم که میتواند جشن، سوگواری و یا یک مناسبت معمولی باشد.
• مشخص نمودن اینکه آیا قبل از رسیدن به مناسبت مورد نظر، یادآوری گردد و تنظیم مدت روز آن.
• امکان انتخاب صدای آلارم دلخواه از روی هارد دیسک یا آلارم های معمول خود نرم افزار
• امکان تعریف مناسبت‌های شخصی و دلخواه. مثلا تاریخ تولد یا ازدواج و … مربوط به خود، خانواده، دوستان و همکاران

قسمت نرم افزار حسابداری شخصی : ساده، راحت، آسان

قسمت پیگیری ساده

در صورتیکه بخواهیم فهرستی از وظائف و کارهایی داشته باشیم و بتوانیم آنها را پیگیری نماییم، میتوان از قسمت پیگیرها استفاده نمود. در این قسمت شما قادر خواهید بود با مشخص کردن وظائف و کارهایی که باید انجام دهید موارد زیر برای آنها مشخص کنید (تصاویر ۱۷ و ۱۸):

• ثبت موضوع (وظیفه، کار، نکته، …)
• ارجاع از طرف : بمعنای آن است که این کار از طرف چه کسی محول شده است (مثلا از طرف مدیر)
• ارجاع به : در این قسمت میتوان مشخص نمود چه فردی باید آنرا انجام دهد.
• ثبت  مهلت یا تاریخ سررسید (due date) :
  1. مشخص کردن تاریخ شروع کار
  2. مشخص کردن تاریخ مهلت کار
• مشخص کردن درصد تکمیل کار
• مشخص کردن اولویت کار، که میتواند بدون اولویت، اولویت پایین، اولویت متوسط و اولویت بالا باشد.
• مشخص کردن گروه و یا طبقه‌بندی کاری
• امکان تنظیم زمان یادآوری به دو صورت چند روز قبل از پایان تاریخ مهلت کار  و یا چند روز بعد از پایان مهلت کار
• امکان نوشتن توضیح برای موضوع مورد نظر
• جستجو در لیست وظائف و کارها

قسمت دفتر یادداشت

در قسمت دفترچه یادداشت قادر خواهید بود تا به ایجاد و ویرایش یادداشت‌های مهم، نکات ضروری و اطلاعات مفیدی که لازم است در آینده به آنها مراجعه و مشاهده شوند، ایجاد نمایید. (تصاویر ۱۹ و ۲۰):

بعضی از امکانات دفترچه یادداشت عبارتند از :

• ایجاد یادداشت بدون محدودیت.
• ایجاد یادداشت‌های مختلف با موضوعات مختلف.
• امکان جستجو در کلیه مطالب یادداشتهای ایجاد شده.
• امکان چاپ روی چاپگر و یا ایجاد فایل یادداشت بصورت PDF, WORD, EXCEL
• راحتی و سادگی کار با آن.

قسمت مدیریت پروژه و پیگیری امور مربوطه

در قسمت مدیریت پروژه میتوانیم به مدیریت و پیگیری کارها، وظائف و پروژه‌ها بپردازیم. در صورتیکه از نسخه تک کاربره استفاده کنیم خواهیم توانست کارها، وظائف و پروژه‌هایی را که بر عهده ماست، مدیریت و پیگیری کنیم اما اگر از نسخه تحت شبکه استفاده کنیم خواهیم توانست با افراد دیگری که میتوانند در نقش ارجاع دهنده، پیگیر و یا هر دو نقش را داشته باشند، ارتباط داشته باشیم و بصورت تیمی به مدیریت و پیگیری پروژه ها بپردازیم.

برای مثال یک مدیر میتواند نقش ارجاع دهنده را داشته باشد و معاون او میتواند در نقش ارجاع دهنده و پیگیر(هر دو نقش) ظاهر شود و یک کارمند در نقش پیگیر انجام وظیفه کند. مدیر کارهایی را به معاون خود محول میکند، معاون بعضی از کارها را خود انجام میدهد و بعضی دیگر را به افراد دیگر (مانند کارمندان) محول مینماید و کارمند صرفا به پیگیریی کار محوله به خود میپردازد.

در زیر تصاویری از محیط قسمت مدیریت پروژه ها مشاهده میشود: